Privacy Verklaring InQlok

1. Inleiding

Deze privacy verklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Elentrixx via het InQlok tijdregistratiesysteem. Elentrixx treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de dienstverlening aan werkgevers. Voor specifieke verwerkingen kan uw werkgever ook als (mede-)verwerkingsverantwoordelijke optreden.

2. Verantwoordelijke voor gegevensverwerking

3. Welke gegevens verzamelen wij?

InQlok verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens:

4. Doel van gegevensverwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

4.1 Primaire doeleinden

• Tijdregistratie: Registreren van gewerkte uren conform arbeidsvoorwaarden
• Verlofbeheer: Verwerken en bijhouden van verlofaanvragen en balansen
• Verzuimbeheer: Registratie en rapportage van ziekte en verzuim
• Planning: Ondersteuning bij roostering en personeelsplanning
• Salarisadministratie: Aanleveren van gegevens voor loonverwerking

4.2 Secundaire doeleinden

• Accountbeheer: Aanmaken, beheren en beveiligen van gebruikersaccounts
• Beveiliging: Detecteren en voorkomen van fraude en misbruik
• Communicatie: Verzenden van systemberichten en notificaties
• Verbeteringen: Analyseren van systeemgebruik om de dienst te verbeteren
• Naleving: Voldoen aan wettelijke verplichtingen

5. Grondslag voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van:

• Uitvoering arbeidsovereenkomst: Verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst tussen u en uw werkgever
• Wettelijke verplichting: Bijv. Arbeidstijdenwet, fiscale wetgeving
• Gerechtvaardigd belang: Beveiliging, fraudepreventie en systeemverbeteringen
• Toestemming: Voor specifieke verwerkingen zoals locatieregistratie (indien niet verplicht)

6. Bewaartermijnen

7. Met wie delen wij uw gegevens?

7.1 Binnen de organisatie

• Uw werkgever: Heeft toegang tot uw tijdregistraties en gerelateerde gegevens
• Leidinggevenden: Kunnen uw registraties en aanvragen bekijken en goedkeuren
• HR-afdeling: Voor personeelsadministratie en loonadministratie

7.2 Externe partijen

• Hostingprovider: Firebase/Google Cloud Platform (verwerkersovereenkomst aanwezig)
• Salarisverwerker: Indien uw werkgever hiermee werkt voor loonadministratie
• IT-ondersteuning: Voor technische ondersteuning en onderhoud (onder geheimhouding)

Wij verkopen of verhuren uw gegevens nooit aan derden.

8. Doorgifte buiten de EU

Uw gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Voor zover gebruik wordt gemaakt van Google Cloud Platform diensten, zijn passende waarborgen getroffen via:

• EU-regio hosting (primair)
• Standard Contractual Clauses (SCC's)
• Google's certificering onder het EU-U.S. Data Privacy Framework

9. Beveiliging van uw gegevens

Elentrixx neemt de beveiliging van uw gegevens zeer serieus en heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen:

9.1 Technische maatregelen

• SSL/TLS-encryptie voor alle dataverkeer
• Versleuteling van gevoelige gegevens in de database
• Twee-factor authenticatie voor beheerders
• Regelmatige beveiligingsupdates en patches
• Firewall en DDoS-bescherming
• Geautomatiseerde back-ups met encryptie

9.2 Organisatorische maatregelen

• Strikte toegangscontrole en autorisatiebeheer
• Geheimhoudingsverplichtingen voor medewerkers
• Privacy impact assessments voor nieuwe functionaliteiten
• Incidentresponsplan voor datalekken
• Regelmatige beveiligingsaudits

10. Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

10.1 Uitoefening van rechten

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen met:

• Uw werkgever of HR-afdeling (eerste aanspreekpunt)
• Elentrixx via privacy@elentrixx.com

Wij reageren binnen 1 maand op uw verzoek. Deze termijn kan worden verlengd tot maximaal 3 maanden bij complexe verzoeken.

10.2 Beperkingen

In sommige gevallen kunnen wij niet volledig aan uw verzoek voldoen vanwege:

• Wettelijke bewaarplichten
• Lopende geschillen of juridische procedures
• Rechten van andere personen
• Beveiligings- en fraudepreventiedoeleinden

11. Geautomatiseerde besluitvorming

InQlok maakt gebruik van geautomatiseerde berekeningen voor:

• Automatische berekening van pauzes op basis van werktijden
• Berekening van overuren en TVT (Tijd voor Tijd)
• Verlofbalansen en opbouw

Belangrijk: Deze automatische berekeningen leiden niet tot geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen. Eindverantwoordelijkheid ligt altijd bij uw werkgever of leidinggevende die goedkeuringen moeten geven.

12. Cookies en tracking

Hier moet onderscheid worden gemaakt tussen de InQlok-applicatie waarin uw medewerkers werken, en onze publieke website www.inqlok.nl.

12.1 De InQlok-applicatie

De applicatie maakt beperkt gebruik van essentiële technologie voor het functioneren van het systeem:

• Sessiecookies: Om u ingelogd te houden tijdens gebruik
• Authenticatietokens: Voor veilige toegang tot uw account
• Voorkeurscookies: Voor opslaan van instellingen (bijv. themavoorkeur)

In de applicatie gebruiken wij geen externe analytics- of advertentietools. Systeemstatistieken worden anoniem bijgehouden voor prestatiemonitoring.

12.2 De website www.inqlok.nl

Op onze publieke website gebruiken wij, uitsluitend na uw toestemming, Google Analytics 4 voor bezoekstatistieken en Google Ads voor het meten van onze advertenties. Wij maken geen opnames van uw bezoek. Zolang u geen toestemming geeft, wordt er niets op uw apparaat geplaatst of uitgelezen.

Welke cookies dat precies zijn, waarvoor ze dienen, hoe lang ze bewaard blijven en hoe u uw toestemming intrekt, staat volledig beschreven in onze cookieverklaring.

13. Wijzigingen in deze privacy verklaring

• Elentrixx kan deze privacy verklaring wijzigen om te voldoen aan nieuwe wetgeving of bij aanpassingen in de dienstverlening
• Gebruikers worden via het systeem geïnformeerd over substantiële wijzigingen
• Bij belangrijke wijzigingen wordt opnieuw om akkoord gevraagd
• De meest actuele versie is altijd beschikbaar via het InQlok platform
• Versienummer en ingangsdatum staan bovenaan dit document

14. Klachten

Heeft u klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens? Dan kunt u:

1. Contact opnemen met uw werkgever of HR-afdeling
2. Contact opnemen met Elentrixx via privacy@elentrixx.com
3. Een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP)

15. Contact en vragen

Voor vragen over deze privacy verklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:

16. Transparantie en vertrouwen

Elentrixx vindt transparantie belangrijk. Deze privacy verklaring is bedoeld om u volledig te informeren over hoe wij met uw gegevens omgaan. Wij blijven ons inzetten voor de bescherming van uw privacy en de naleving van de AVG.

Door akkoord te gaan met deze privacy verklaring, bevestigt u dat u bent geïnformeerd over de verwerking van uw persoonsgegevens door Elentrixx via InQlok, en dat u begrijpt welke rechten u heeft.

Laatste update: 24 november 2025 | Versie: 1.0.0.1